Le secrétariat médical est le poumon d’un établissement de santé, mais il est aujourd’hui au bord de l’asphyxie. Entre la gestion des urgences et l’accueil des patients, les secrétaires passent près de 3 heures par jour à répondre à des questions dont la réponse se trouve pourtant déjà sur le site internet ou sur le répondeur.
Identifier ces « voleurs de temps » est la première étape pour moderniser votre organisation. Voici le top 5 des questions qui saturent inutilement vos lignes, et comment Vita, notre chatbot pour site de santé peut les traiter à votre place.
1. « Quelles sont les pièces à apporter pour mon dossier ? »
C’est la question reine. Qu’il s’agisse d’une première consultation, d’une intervention chirurgicale ou d’une demande de tiers-payant, les patients appellent par peur d’oublier un document.
- La solution Vita : Le chatbot liste instantanément les justificatifs nécessaires (carte vitale, résultats d’analyses, courriers de confrères) en fonction du motif de consultation.
2. « Comment accéder au cabinet / Où stationner ? »
Le stress lié au trajet est majeur pour les patients. Les appels pour demander l’étage, le code d’accès ou les parkings à proximité sont incessants, surtout en zone urbaine dense.
- La solution Vita : En s’appuyant sur vos pages de contact, Vita guide l’usager avec précision, précisant même les accès PMR ou les lignes de bus.
3. « Quels sont vos horaires et vos délais pour un rendez-vous ? »
Même avec des plateformes comme Doctolib, de nombreux patients appellent pour confirmer des horaires ou tenter de négocier un créneau plus proche.
- La solution Vita : Le chatbot rappelle les horaires d’ouverture et redirige directement vers le module de prise de rendez-vous en ligne, filtrant les appels non urgents.
4. « Pratiquez-vous le tiers-payant ou le dépassement d’honoraires ? »
Les questions administratives et financières sont chronophages et demandent une réponse précise pour éviter tout litige futur.
- La solution Vita : Grâce à sa base de connaissances indexée sur vos conventions, Vita informe le patient de manière transparente sur les tarifs et les modes de règlement acceptés.
5. « Est-ce que je dois être à jeun pour cet examen ? »
Les consignes de préparation sont cruciales. Un oubli, et c’est tout le planning de la journée qui est désorganisé par un examen reporté.
- La solution Vita : En « lisant » vos protocoles de soins PDF, Vita délivre la consigne médicale exacte instantanément. La technologie « Zéro Hallucination » garantit une sécurité totale : si la consigne est spécifique, l’IA invite le patient à contacter le praticien.
Conclusion : Libérer du temps pour l’humain
Chaque appel traité par l’IA Vita est une minute de gagnée pour l’accueil physique des patients et la gestion des dossiers complexes. Automatiser ces 5 questions répétitives permet de réduire la pression acoustique du secrétariat et d’améliorer considérablement la qualité de vie au travail de vos collaborateurs.
Simplifiez l’accès à l’information santé dès aujourd’hui
Offrez à vos patients et usagers une information fiable et accessible instantanément. Vita Chatbot s’installe en quelques minutes et devient le prolongement digital de votre expertise. Que vous soyez un établissement de soins, une association ou un média santé, notre IA sémantique vous permet de libérer du temps médical tout en améliorant le confort de vos visiteurs.